Využitie funkcie TODAY v nástrojoch Excelu

Funkcie patria k najpoužívanejším nástrojom v Exceli. Uľahčujú výpočty a zabezpečujú dynamiku v modeloch. Pri zmene vstupného parametra sa automaticky všetky nadväzujúce bunky prepočítajú. Poznanie funkcií a ich využívanie patrí k základným činnostiam pri práci s Excelom.

Avšak nemusia byť vložené iba štandardným spôsobom ako výpočet v bunke. Môžeme ich použiť aj pri nastavení rôznych nástrojov Excelu. V príkladoch uvedieme niekoľko postupov, ako možno využiť jednu z najpoužívanejších funkcií, a to funkciu TODAY na zabezpečenie aktuálnosti nastavenia v podmienenom formátovaní a pri overení hodnôt.

Táto funkcia vracia do bunky aktuálny dátum – použije sa dátum nastavený v operačnom systéme. Preto si nežiada argumenty a jej zápis je nasledovný:

=TODAY()

Výsledkom funkcie je vždy aktuálny, t.j. dnešný dátum. Avšak, ako už bolo uvedené, funkcia použije dátum z operačného systému. Ak bude v počítači zle nastavený tento dátum, tak výsledok funkcie TODAY nebude správny.

Príklad 1: Podmienené formátovanie

Podmienené formátovanie patrí k najefektívnejším nástrojom Excelu. V krátkom čase dokážete formátovať veľké množstvo údajov na základe ich hodnoty. V príklade si budeme demonštrovať, ako môžeme využiť funkciu TODAY pri formátovaní dátumov.

Databáza strojov obsahuje podrobné informácie o strojoch, ktoré máme vo výrobe. Jedným zo stĺpcov je aj „Dátum kontroly“. Aby sme nemuseli každý deň kontrolovať všetky dátumy a zdržiavať sa ich prezeraním, využijeme podmienené formátovanie, ktoré zafarbí všetky dátumy kontroly, ktoré sa blížia. Potrebujeme, aby sa červenou farbou zafarbili dátumy kontroly 5 dní vopred. Príklad si môžete stiahnuť a precvičiť.....

Postup pre nastavenie podmieneného formátovania:

1. vyznačte bunky s dátumami, na ktoré chcete aplikovať podmienené formátovanie,
2. cez Domov/ Štýly/ Podmienené formátovanie/ Pravidlá zvýrazňovania buniek/ Medzi (Home/ Styles/ Conditional Formatting/ Highlight Cell Rules/ Between) otvoríte dialógové okno pre nastavenie hraníc podmienky,

3. keďže potrebujeme zvýrazniť všetky dátumy kontroly, ktoré budú nasledujúcich 5 dní, tak v ľavom okne zadajte dolnú hranicu, t.j. dnes – funkcia =TODAY() a v pravom okne pre hornú hranicu intervalu =TODAY()+5

4. nastavte formát a potvrďte OK.

Funkcia TODAY takto zabezpečí, že nastavenie bude dynamické a stále k aktuálnemu obdobiu.

Pozn.: Ak chcete nastavenú podmienku vymazať alebo upraviť, kliknite do hociktorej bunky, v ktorej je podmienka nastavená. Potom prejdite do Domov/ Štýly/ Podmienené formátovanie/ Spravovať pravidlá (Home/ Styles/ Conditional Formatting/ Manage Rules), kde vyberte požadované pravidlo a pomocou Upraviť pravidlo (Edit Rule) vykonajte požadované zmeny, alebo pomocou Odstrániť pravidlo (Remove Rule) ho odstránite.

Príklad 2: Overenie údajov

V prípade, že potrebujete zamedziť vkladaniu nesprávnych údajov do bunky, použite nástroj Overenie údajov (Data Validation). Vďaka nemu môžete obmedziť zadávanie hodnôt iba na dátum, celé číslo, zoznam konkrétnych hodnôt, atď.

Napríklad do konkrétnej bunky potrebujete vkladať dátum dodania tovaru. V podmienkach je nastavené, že dodanie je 2 až 8 dní. Bunku potrebujeme zabezpečiť tak, aby sa dali vložiť iba dátumy z tohto rozsahu. Opäť použijeme funkciu TODAY, aby sme zabezpečili funkčnosť každý deň.

Postup je nasledovný:

1. vyberte bunku, resp. rozsah buniek, pre ktoré chcete nastaviť obmedzenie,
2. prejdite na Údaje/ Nástroje pre údaje/ Overenie údajov (Data/ Data Tools/ Data Validation),
3. na karte Nastavenia (Settings) vo voľbe Povoliť (Allow) vyberte obmedzenie na dátum

Automaticky sa dolu zobrazia ďalšie možnosti nastavenia.

4. zadajte ďalšie požadované parametre:
   • Údaje (Data) – ponecháme je medzi (is between),
   • Dátum začatia () – je od dnes o dva dni, t.j. =TODAY+2
   • Dátum ukončenia () – je od dnes 8 dní, t.j. =TODAY+8

5. na karte Vstupná správa (Input Message) je možnosť vložiť text, ktorý sa zobrazí pri výbere danej bunky,
6. karta Chybové hlásenie (Error Alert) umožňuje v položke Štýl (Style) vybrať, čo sa má stať v prípade zadania nesprávnej hodnoty:

• Zastavenie (Stop) – nedovolí vložiť hodnotu mimo nastaveného rozsahu,
• Upozornenie (Warning) – pri zadaní chybnej hodnoty sa zobrazí výstražné hlásenie, umožní však potvrdiť aj nesprávnu hodnotu,
• Informácie (Information) – reaguje ako pri upozornení, rozdiel je v ikone symbolizujúcej dôležitosť.

V položke Názov (Title) napíšte názov chybového hlásenia a v položke Chybové hlásenie (Error Message) text, ktorý sa objaví v prípade zadania nepovolenej hodnoty.

Do takto nastavenej bunky nebude možné vložiť inú hodnotu ako dátum v zadanom rozpätí. Funkcia TODAY opäť zabezpečí, že obmedzenie bude stále aktuálne.

Pozn.: Ak chcete zrušiť overenie vstupných hodnôt, vyberte požadované bunky, prejdite do voľby Údaje/ Nástroje pre údaje/ Overenie údajov (Data/ Data Tools/ Data Validation) a zvoľte voľbu Vymazať všetko (Clear all).

Uvedené príklady demonštrovali použitie funkcie TODAY v nástrojoch Excelu ako je podmienené formátovanie a overenie hodnôt. Avšak aj iné funkcie – logické, vyhľadávacie, referenčné atď. je možné použiť obdobne. Ďalšie nástroje, pri ktorých nastavenie funkcií môže uľahčiť a zefektívniť prácu, sú jednoduchý aj rozšírený filter, definovanie názvov buniek alebo oblastí a podobne.

Ak Vás tento článok zaujal, v počítačovej škole IVIT na kurze pre užívateľov Excel – pre ekonómov alebo Excel – funkcie podrobne Vás naučíme využívať funkcie efektívne a ušetriť tak čas pri tvorbe modelov. Na kurze sa naučíte používať rôzne funkcie, ktoré Excel ponúka, ich možnosti nastavenia, vnáranie, kombinovanie, využitie v nástrojoch Excelu atď. Okrem funkcií sa na kurze budeme venovať aj rôznym nástrojom Excelu, ku ktorým patrí aj podmienené formátovanie a overenie údajov.

Autor: Ing. Zuzana Pogranová, PhD - interný lektor Microsoft Office školení - IVIT - Inštitút vzdelávania informačných technológií, s.r.o.